KI im Recruiting: Was Sie beachten müssen und wer entscheidet

KI kann Ihnen im Recruiting Routinearbeit abnehmen: Lebensläufe aufbereiten, Profile entwerfen und erste Bewerbernachrichten vorbereiten. Dabei müssen Sie DSGVO, KI-Verordnung und Gleichbehandlungsgesetz berücksichtigen. Ich erkläre, wie ich diese Fragen beim Aufbau eines Recruiting-Systems angehe. Der Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Vorweg: Praxiswissen ersetzt keine Rechtsberatung

Ich baue und betreibe ein CRM- und Arbeitssystem für eine Personalvermittlung. Dabei kommt immer wieder dieselbe Frage auf: Welche Aufgaben darf KI übernehmen, und wo braucht es einen Menschen?

Hier beschreibe ich meinen Arbeitsstand aus der Praxis, Stand Oktober 2026. Das soll Ihnen helfen, die richtigen Fragen zu stellen und geplante Funktionen genauer einzuordnen. Für Ihren konkreten Einsatz sprechen Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten. Die Regeln verändern sich gerade. Was für Ihr System gilt, hängt auch davon ab, welche Daten es verarbeitet und was es damit tut.

Grundsatz 1: Bewerber müssen erkennen, dass sie mit KI sprechen

Die Transparenzpflichten aus Artikel 50 der KI-Verordnung gelten seit dem 2. August 2026. Vereinfacht bedeutet das: Wer mit einem KI-System interagiert, muss darüber informiert werden, sofern es nicht offensichtlich ist. Das betrifft beispielsweise einen Chat oder einen Video-Avatar.

Wenn ein Avatar Bewerbern erste Fragen stellt, gehört der KI-Hinweis an den Anfang des Gesprächs. Der Bewerber soll wissen, wer ihm gegenübersteht, bevor er antwortet. Eine automatische Nachricht sollte ebenso wenig den Eindruck erwecken, ein Mensch habe sie persönlich geschrieben.

In meinem Projekt gibt es das KI-Video-Vorgespräch bisher ausschließlich als getestete Demo. Dort benennt der Avatar gleich im ersten Satz, dass er eine KI ist. Ich behandle diesen Hinweis als Teil des Gesprächsablaufs. Er gehört dorthin, wo der Bewerber ihn tatsächlich mitbekommt.

Grundsatz 2: Über Bewerber entscheidet ein Mensch

Artikel 22 DSGVO begrenzt Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und Menschen erheblich betreffen. Wenn allein ein Algorithmus eine Bewerbung ablehnt, fällt das genau in diesen Bereich.

Ich lege die Aufgaben deshalb so an: Die KI liefert eine Vorbereitung. Ein Mensch prüft sie und trifft die Entscheidung. Diese Trennung muss sich im Arbeitsablauf zeigen, nicht bloß in einer Beschreibung des Systems.

Ein Beispiel ist das Bewerberprofil aus einem Lebenslauf. Das System erzeugt einen Entwurf. Anschließend liest ein Disponent ihn, korrigiert ihn und gibt ihn frei. So bleibt Raum, fehlende Zusammenhänge zu ergänzen oder eine unpassende Formulierung zu ändern.

Das System sortiert keine Bewerber aus. Es vergibt auch keine Noten, von denen eine Einladung abhängt. Entscheidend ist für mich, dass der Disponent den Inhalt tatsächlich prüft und die Verantwortung für die Entscheidung behält.

Grundsatz 3: Hochrisiko gehört vor dem Bau auf den Tisch

Anhang III der KI-Verordnung ordnet bestimmte Systeme im Beschäftigungsbereich als Hochrisiko-Systeme ein. Dazu zählen beispielsweise Systeme, die Bewerbungen sichten, filtern oder Bewerber bewerten. Damit sind strenge Pflichten verbunden, etwa Risikomanagement, Dokumentation, Protokollierung und menschliche Aufsicht.

Nach meinem Stand gelten diese Pflichten nach dem Digital Omnibus, der Verordnung (EU) 2026/1744, für eigenständige Hochrisiko-Systeme nach Anhang III ab dem 2. Dezember 2027. Der spätere Termin verschafft Zeit. Er ist kein Freibrief, die Anforderungen beim heutigen Bau auszublenden.

Ich prüfe deshalb bei jedem Baustein, was er tatsächlich macht. Bereitet er Informationen für einen Menschen auf? Oder bewertet und filtert er Bewerber bereits selbst?

Ein Profil, das als Entwurf zur Prüfung vorliegt, erfüllt eine andere Aufgabe als ein Ranking, das automatische Einladungen auslöst. Menschliche Freigabe allein schließt eine Hochrisiko-Einstufung aber nicht aus. Entscheidend sind Zweck und tatsächliche Funktion des Systems. Diese Unterscheidung beeinflusst den gesamten Ablauf. Wo die rechtliche Grenze für Ihr Vorhaben verläuft, sollte vor der Umsetzung geprüft werden. Eine Funktion erst zu bauen und anschließend einzuordnen, halte ich für den falschen Ablauf.

Grundsatz 4: Bewerbung und zusätzliche Kontaktwege auseinanderhalten

Bewerberdaten sind personenbezogene Daten. Für die Bearbeitung einer Bewerbung besteht in der Regel eine Rechtsgrundlage. Daraus folgt aber nicht automatisch, dass jeder weitere Kontaktweg oder jeder zusätzliche Zweck abgedeckt ist.

Für WhatsApp oder Nachrichten zu anderen Stellen braucht es oft eine gesonderte Einwilligung. Sie muss freiwillig, informiert und dokumentiert sein. Der Bewerber sollte verstehen, wozu er zustimmt und auf welchem Weg Sie ihn kontaktieren.

Im Bewerbungsformular muss deshalb klar stehen, wer sich meldet und welchen Kanal dafür nutzt. Die Einwilligung wird mit Datum in der Akte hinterlegt. Widerruft jemand seine Zustimmung, stoppen die Nachrichten, die auf dieser Einwilligung beruhen.

Für den Arbeitsalltag heißt das: Bevor eine Nachricht ausgelöst wird, muss klar sein, ob die passende Einwilligung vorliegt. Bewerbung, Kontaktkanal und Hinweise auf andere Stellen sollten dabei sauber voneinander unterscheidbar bleiben.

Grundsatz 5: Software entbindet Sie nicht von Gleichbehandlung

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz gilt auch dann, wenn Software am Recruiting beteiligt ist. KI kann Muster aus älteren Daten übernehmen, obwohl niemand diese Muster bewusst im System haben wollte.

Deshalb sollte eine Bewertung keine Merkmale wie Alter, Geschlecht oder Herkunft verwenden. Ich würde mich dabei nicht mit der Aussage zufriedengeben, die KI arbeite objektiv. Entscheidend ist, welche Informationen sie heranzieht und wie daraus eine Bewertung entsteht.

Auch bei Stellenanzeigen auf Plattformen wie Meta gibt es Vorgaben, die Sie kennen sollten. Die Prüfung beginnt also bereits dort, wo Bewerber auf Ihre Ausschreibung aufmerksam werden.

Grundsatz 6: Sie müssen wissen, wohin Bewerberdaten gehen

Beim Einsatz von KI-Diensten werden Daten an Anbieter übertragen, häufig auch außerhalb der EU. Klären Sie deshalb für jeden Anbieter seine Rolle im Datenschutz. Ist er Auftragsverarbeiter, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und bei Übermittlungen in Drittländer eine passende Grundlage.

Fragen Sie den Anbieter konkret, wo er die Daten verarbeitet, wie lange er sie speichert und ob er sie für Training verwendet. Dokumentieren Sie seine Antworten. Diese Fragen gehören vor den Einsatz mit Bewerberdaten.

Für mich reicht es nicht, dass ein Dienst technisch funktioniert. Ich möchte nachvollziehen können, was mit den übergebenen Informationen geschieht. Gerade wenn mehrere Dienste zusammenarbeiten, sollte der Datenweg verständlich bleiben.

Betriebsrat und Mitarbeiterdaten

Ein Recruiting-System kann auch die Arbeit Ihrer Mitarbeiter sichtbar machen. Es kann beispielsweise auswerten, wer welchen Lead wann bearbeitet hat. Solche Funktionen können mitbestimmungspflichtig sein.

In meinem Projekt gibt es Teamzahlen. Personenbezogene Auswertungen richte ich erst ein, nachdem die Grundlage und eine mögliche Mitbestimmung geklärt wurden.

Ich unterscheide dabei zwischen einem Überblick über die gemeinsame Arbeit und einer Auswertung einzelner Mitarbeiter. Dass eine Information technisch verfügbar ist, beantwortet noch nicht die Frage, ob und wie sie ausgewertet werden sollte.

Was Sie daraus für Ihren Alltag mitnehmen können

KI lässt sich für viele vorbereitende Aufgaben einsetzen: Profile aus Lebensläufen, Gesprächszusammenfassungen, Erinnerungen an offene Aufgaben oder Bewerbernachrichten mit Einwilligung und KI-Hinweis. Das kann Zeit sparen, während die wichtigen Entscheidungen beim Menschen bleiben.

Problematisch wird es, wenn Software unbemerkt Bewerber aussortiert, der KI-Einsatz verborgen bleibt oder Daten ohne geklärten Ablauf an Anbieter gehen. Diese Punkte sollten Sie klären, bevor Sie den ersten Baustein umsetzen.

Im kostenlosen 20-Minuten-Check bespreche ich mit Ihnen, welche Funktionen für Ihren Betrieb sinnvoll sind und welche rechtlichen Fragen Sie vorher prüfen lassen sollten.

Über den Autor: Julien Momm baut und betreibt CRM- und Arbeitssysteme für Recruiting-Firmen, aktuell bei AK Personalmanagement in Bayern. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.