Bewerber aus Meta-Anzeigen innerhalb von 24 Stunden kontaktieren

Facebook- und Instagram-Anzeigen können viele Bewerber-Leads zu niedrigen Kosten liefern. Danach beginnt die eigentliche Arbeit. Wer übernimmt den Kontakt? Wann wird angerufen? Was folgt, wenn der Bewerber nicht abnimmt? Ich zeige Ihnen, wie Sie diesen Ablauf organisieren, damit ausgefüllte Formulare nicht im Postfach verschwinden.

Das eigentliche Problem ist nicht die Anzeige

Bei einer Personalvermittlung in Bayern gingen innerhalb einer Woche 72 Bewerber-Leads über Meta-Anzeigen mit Einwilligungsformular ein. Dafür wurden 214,64 € Anzeigenbudget eingesetzt. Die Kosten lagen damit unter 3 € je Lead.

Diese Zahlen brauchen eine klare Einordnung. Gezählt wurden abgeschickte Formulare. Die Eignung der Bewerber war zu diesem Zeitpunkt noch nicht geprüft. Aus 72 Leads werden deshalb nicht automatisch 72 Einstellungen. Das Anzeigenbudget beschreibt den Preis für den Eingang einer Bewerbung, nicht das Ergebnis der Vermittlung.

Der Engpass liegt häufig zwischen Formular und Gespräch. Ein Bewerber trägt abends auf Instagram seine Daten ein. Am nächsten Tag hat er vielleicht schon drei weitere Anzeigen gesehen. Rufen Sie erst nach drei Tagen an, muss er womöglich überlegen, auf welche Stelle Sie sich beziehen. Das Gespräch beginnt dann mit einer Erklärung, die bei einem früheren Kontakt vielleicht gar nicht nötig gewesen wäre.

Warum 24 Stunden ein guter Richtwert sind

24 Stunden sind keine magische Grenze. Eine viel zitierte Untersuchung aus dem Vertrieb („The Short Life of Online Sales Leads“, Harvard Business Review, 2011) zeigt, dass die Chance auf ein qualifiziertes Gespräch mit zunehmender Wartezeit stark sinkt. Für Bewerber ist das nicht eigens gemessen, die Richtung halte ich aber für übertragbar. Bei Bewerbern spielt zusätzlich eine Rolle, dass sie mehrere Angebote gleichzeitig sehen.

Für die Organisation im Team ist dieser Richtwert trotzdem hilfreich. Er lässt sich im normalen Arbeitsalltag einplanen, ohne Nachtschichten vorauszusetzen. Jeder neue Lead erhält innerhalb von zwei Stunden während der Arbeitszeit einen zuständigen Betreuer. Der erste Kontaktversuch folgt innerhalb von 24 Stunden, Wochenenden und Feiertage nicht mitgerechnet.

Gibt es nach 24 Stunden noch keinen Kontaktversuch, wird der Lead abgegeben. Wochenenden und Feiertage zählen dabei nicht mit. Das schafft eine klare Regel für den Fall, dass der vorgesehene Betreuer nicht dazu kommt. Sie müssen dann nicht jedes Mal neu entscheiden, ob jemand anderes übernehmen darf.

Schritt 1: Der Lead kommt direkt in die Akte

Häufig bleiben Bewerbungen zunächst bei Meta liegen. Oder sie kommen als Nachricht in einem Sammelpostfach an und werden später von Hand übertragen. „Später“ bedeutet dann: sobald jemand Zeit dafür findet.

Eine direkte Anbindung verkürzt diesen Weg. Mit dem Absenden des Formulars entsteht im System eine Akte. Darin stehen Name, Telefonnummer, Formularantworten und Einwilligung. Der Disponent kann mit diesen Angaben arbeiten, ohne vorher verschiedene Eingänge durchsuchen zu müssen.

Achten Sie besonders auf die Antworten. Fragt das Formular nach einem Führerschein oder der Teilnahme am Bewerbertag, gehören diese Angaben sichtbar in die Akte. Es reicht nicht, sie irgendwo im technischen Eingang aufzubewahren.

Bei uns war genau das anfangs der Fall. Die Antworten waren angekommen, für das Team aber nicht direkt sichtbar. Dadurch gingen Zusagen unter. Seit diese Angaben in der Akte stehen, greift das Team beim Anruf darauf zurück. Der Bewerber muss dann nicht noch einmal erklären, was er bereits im Formular beantwortet hat.

Schritt 2: Klare Zuständigkeit

Wenn alle einen neuen Lead sehen, ist noch lange nicht klar, wer ihn anruft. Ohne feste Zuordnung bleibt leicht die Annahme stehen, dass sich schon jemand kümmern wird.

Legen Sie deshalb fest, wie neue Leads verteilt werden. Das kann nach Niederlassung oder Beruf geschehen, ebenso im Wechsel. Entscheidend ist, dass die Regel eindeutig ist. Das System übernimmt die Zuordnung und zeigt jedem Disponenten seine neuen Leads.

Für die Reaktionszeit zählt der erste dokumentierte Kontaktversuch eines Mitarbeiters, also ein Anruf oder eine tatsächlich gesendete Mail oder Nachricht. Interne Notizen und Statuswechsel zählen nicht. Schauen Sie nicht ausschließlich auf den heutigen Betreuer. Ein Lead kann bereits bearbeitet worden sein, bevor er umverteilt wurde. Wenn diese frühere Arbeit aus der Auswertung fällt, wirkt Ihre Reaktionszeit schlechter, als sie tatsächlich war.

Schritt 3: Anrufen, und dokumentieren, wenn niemand rangeht

Dass ein Bewerber den ersten Anruf nicht annimmt, ist normal. Für Ihren Ablauf ist entscheidend, ob der Versuch anschließend nachvollziehbar bleibt.

Eine Notiz auf Papier hilft dem Kollegen wenig, der morgen die Akte öffnet. Tragen Sie den erfolglosen Anruf deshalb direkt dort ein. So sieht das Team, dass bereits jemand Kontakt gesucht hat, und muss den bisherigen Verlauf nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren.

Parallel kann eine kurze Mail oder WhatsApp-Nachricht folgen, sofern der Bewerber dafür eingewilligt hat. Schreiben Sie, wer angerufen hat und unter welcher Nummer ein Rückruf möglich ist.

Die Nachricht braucht keinen langen Text. Sie soll dem Bewerber helfen, den Anruf zuzuordnen. Für das Team hält sie gleichzeitig fest, welcher Kontaktversuch stattgefunden hat. Beides gehört zum selben Vorgang.

Schritt 4: Nachfassen mit festen Regeln

Ein zweiter Anruf am nächsten Tag zu einer anderen Uhrzeit bringt oft mehr als drei Versuche direkt hintereinander. Wiederholen Sie also nicht einfach denselben Schritt, ohne den Zeitpunkt zu verändern.

Vereinbaren Sie im Team, wie viele Kontaktversuche vorgesehen sind. Genauso wichtig ist die Entscheidung, wann ein Lead als nicht erreichbar abgeschlossen wird.

Damit vermeiden Sie, dass unbearbeitete Vorgänge dauerhaft offen bleiben. Gleichzeitig begrenzen Sie das Nachfassen, damit Bewerber sich nicht belästigt fühlen. Ein offener Status allein sagt wenig aus. Das Team muss erkennen können, ob noch ein Versuch ansteht oder ob die vereinbarte Bearbeitung abgeschlossen ist.

Was bei den Anzeigen selbst hilft

Die Nachbearbeitung ist für mich der größere Hebel. Trotzdem möchte ich zwei Erfahrungen aus der Anzeigenarbeit weitergeben.

Der Umkreis um den Einsatzort hat in unseren Kampagnen einen deutlichen Unterschied gemacht. Ein sehr enger Radius funktionierte schlechter als ein Umkreis von etwa 30 Kilometern.

Auch die Formularfragen verdienen Aufmerksamkeit. Stellen Sie wenige Fragen, aber wählen Sie diese bewusst. Jede zusätzliche Frage kann Leads kosten. Fehlt eine wichtige Angabe, müssen Sie diese später am Telefon erfragen.

Eine Frage sollte dem Team bei der weiteren Bearbeitung helfen. Wenn niemand mit der Antwort arbeitet, lohnt sich ein genauer Blick darauf, warum sie überhaupt im Formular steht.

Für Stellenanzeigen auf Meta gelten außerdem eigene Vorgaben zur Ausrichtung nach Alter oder Geschlecht. Beachten Sie die Regeln der Plattform und das Gleichbehandlungsgesetz.

Einwilligung zuerst

Bevor Sie Bewerber per WhatsApp oder Mail kontaktieren, brauchen Sie eine passende Grundlage. Im Formular sollte verständlich stehen, wer sich meldet und welchen Kontaktweg Sie nutzen.

Hinterlegen Sie die Einwilligung mit Datum in der Akte. So gehört sie zum Bewerbervorgang und ist für das Team auffindbar.

Interagiert ein Bewerber direkt mit einem KI-System, etwa einem Chat, muss er das erfahren. Ich ersetze keine Rechtsberatung. Diese Grundlagen sollten Ihre Mitarbeiter aber kennen, bevor sie den Ablauf im Alltag verwenden.

Was Sie messen sollten

Für den Überblick reichen wenige Kennzahlen: die eingegangenen Leads, die Leads mit einem Kontaktversuch innerhalb von 24 Stunden (ohne Wochenenden und Feiertage), die erreichten Bewerber und die Bewerber, die zum Gespräch kamen.

Sehen Sie sich diese vier Werte jede Woche an. So erkennen Sie, an welcher Stelle Vorgänge liegen bleiben oder der Kontakt abbricht. Viele Formulare allein sagen noch wenig darüber aus, wie Ihre Nachbearbeitung funktioniert.

Mehr dazu finden Sie im Artikel über Wochenkennzahlen für Disponenten. Wenn Sie Ihren eigenen Ablauf besprechen möchten, melden Sie sich für den kostenlosen 20-Minuten-Check an.

Über den Autor: Julien Momm baut und betreibt CRM- und Arbeitssysteme für Recruiting-Firmen, aktuell bei AK Personalmanagement in Bayern. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.