CRM für Personalvermittler: Was Ihr Team im Alltag braucht

Software für Lohn und Einsatzplanung ist in vielen Personalvermittlungen vorhanden. Trotzdem fehlt oft ein gemeinsamer Überblick über Bewerber, Kunden und offene Aufgaben. Ich zeige Ihnen, was ein CRM dafür leisten sollte und welche Erfahrungen ich beim Aufbau gemacht habe.

Warum ein übliches Vertriebs-CRM oft zu kurz greift

Ein Vertriebs-CRM verwaltet Unternehmen, Ansprechpartner und Verkaufschancen. In der Personalvermittlung reicht das allein nicht. Sie betreuen Kunden, die Personal benötigen, und Bewerber, die eine Stelle suchen. Vakanzen, Einsätze, Profile, telefonische Absprachen und Fristen gehören ebenfalls dazu.

Liegen diese Informationen in verschiedenen Werkzeugen, muss Ihr Team den Zusammenhang selbst herstellen. Die Bewerbung liegt im Postfach, die Vakanz in einer Tabelle, der Einsatz im Personalsystem. Was am Telefon vereinbart wurde, weiß vielleicht nur der zuständige Disponent.

Solange dieser Mitarbeiter erreichbar ist, fällt die Lücke kaum auf. Bei Krankheit oder Urlaub beginnt die Suche. Die Vertretung findet einzelne Informationen, kann daraus aber nicht zuverlässig erkennen, was als Nächstes ansteht.

Ein CRM für Personalvermittler sollte deshalb Bewerber, Kunden, Vakanzen und die tägliche Teamarbeit zusammenführen. Entscheidend ist, dass Ihr Team den Vorgang versteht und weiterbearbeiten kann.

Die fünf Fragen, die Ihr System täglich beantworten sollte

Lange Funktionsübersichten sagen wenig darüber aus, ob eine Software im Alltag hilft. Prüfen Sie lieber, ob Ihr Team diese fünf Fragen innerhalb weniger Sekunden beantworten kann.

Welche Bewerber sind heute neu eingegangen, und wer übernimmt sie? Wer hat sich zuletzt mit welchem Bewerber beschäftigt, und wann war das? Welche Vakanzen sind offen, und welche Bewerber kommen dafür infrage? Welche Aufgaben sind überfällig? Was wurde beim letzten Telefonat mit dem Kunden besprochen?

Dafür sollte niemand erst Kollegen befragen oder drei Programme öffnen müssen. Genau an solchen Stellen verlieren Sie im Tagesgeschäft Zeit.

Lassen Sie sich die Antworten bei einer Vorführung direkt im System zeigen. Eine Funktion kann vorhanden sein und trotzdem so versteckt liegen, dass sie im Alltag kaum jemand nutzt.

Was ich beim Aufbau eines solchen Systems gelernt habe

Seit einigen Monaten baue und betreibe ich ein CRM- und Arbeitssystem für AK Personalmanagement, eine Personalvermittlung in Bayern. Drei Erfahrungen daraus sind aus meiner Sicht auch für andere Vermittlungen relevant.

Die erste betrifft die Bewerberakte. Sie ist wichtiger als einzelne Zusatzfunktionen. Anrufe, Mails, WhatsApp mit Einwilligung, Notizen und Statuswechsel müssen dort nachvollziehbar sein. Bei unserer ersten Auswertung zeigte sich, dass Telefonate häufig als Handnotizen außerhalb des Systems lagen. Der zuständige Disponent kannte den Inhalt. Seine Vertretung konnte darauf nicht zugreifen.

Die zweite Erfahrung betrifft Aktivitätszahlen. Automatisch erzeugte Systemnotizen sind keine geleistete Arbeit. Geht ein Formular ein und das System schreibt dazu einen Eintrag, darf dieser bei der Bewertung menschlicher Aktivität nicht mitgezählt werden. Andernfalls erscheint das Team aktiver, als es tatsächlich war. Auch einzelne Mitarbeiter können dadurch falsch beurteilt werden.

Die dritte Erfahrung war besonders konkret: Antworten aus Bewerbungsformularen müssen in der Akte sichtbar sein. Bei einem Meta-Formular stand etwa die Antwort auf die Frage nach der Teilnahme am Bewerbertag lediglich in den Rohdaten. Zusagen wurden deshalb übersehen. Seit diese Antworten in der Akte erscheinen, kann der Disponent sie unmittelbar lesen und berücksichtigen.

Ihr Personalsystem bleibt für seine Aufgaben zuständig

Viele Personaldienstleister nutzen zvoove oder vergleichbare Programme für Zeitarbeit, Lohn und Abrechnung. Diese Software hat ihren eigenen Aufgabenbereich. Ein CRM für die Vermittlung muss sie dafür nicht ablösen.

Es übernimmt die Arbeit vor dem Einsatz: Bewerber gewinnen, Kontakt aufnehmen, nachfassen, Profile vorbereiten und Kunden betreuen. Die Frage lautet deshalb: Wie arbeiten beide Systeme sinnvoll zusammen?

In meinem Projekt liest das CRM Daten aus zvoove, beispielsweise welche Mitarbeiter aktuell im Einsatz sind. Außerdem ist die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit angebunden. Das Team erhält dadurch einen gemeinsamen Überblick und muss bestimmte Daten nicht doppelt pflegen.

Bei der Auswahl sollten Sie sich genau zeigen lassen, welche Informationen übernommen werden. Eine grundsätzlich vorhandene Anbindung sagt noch wenig darüber aus, ob sie Ihre täglichen Fragen beantwortet.

Aus dem Lebenslauf wird ein prüfbarer Profilentwurf

Kundenprofile kosten in der Personalvermittlung viel Zeit. Sie öffnen den Lebenslauf, übertragen berufliche Stationen, anonymisieren Angaben und bringen alles in die passende Vorlage. Je nach Lebenslauf und Vorlage kann das pro Bewerber eine halbe Stunde dauern.

Ein geeignetes System kann aus dem Lebenslauf in wenigen Minuten einen Profilentwurf erstellen. Auf diesem Wort bestehe ich: Entwurf.

Ein Mensch liest das Ergebnis, korrigiert es und erteilt die Freigabe. Die Entscheidung über den Bewerber trifft niemals das System. Ein ordentlich formatiertes Dokument ersetzt keine fachliche Prüfung. Ihr Mitarbeiter muss beurteilen können, ob der Entwurf den Lebenslauf korrekt wiedergibt.

Diese Arbeitsteilung ist auch mit Blick auf die KI-Verordnung und die DSGVO relevant. Das System bereitet vor. Die Verantwortung für Prüfung und Entscheidung bleibt beim Menschen.

Welche Kennzahlen Ihrem Team tatsächlich helfen

Ein CRM kann viele Zahlen ausgeben. Für Ihren Betrieb zählt, ob daraus eine brauchbare Handlung entsteht. In der Personalvermittlung halte ich drei Werte für besonders hilfreich: die Zeit bis zum ersten Kontakt mit einem neuen Bewerber, die Anzahl der Akten ohne Betreuer und die Zahl überfälliger Aufgaben.

Diese Werte zeigen, wo Arbeit liegen bleibt. Eine Akte ohne Betreuer verlangt eine Zuständigkeit. Eine überfällige Aufgabe braucht eine Entscheidung über den nächsten Schritt. Dafür muss Ihr Team verstehen, was hinter der Kennzahl steckt.

Auswertungen über einzelne Mitarbeiter sind gesondert zu betrachten. Sie benötigen eine klare Rechtsgrundlage. Besteht ein Betriebsrat, ist er einzubeziehen. Beginnen Sie deshalb mit Zahlen für das gesamte Team. Im Artikel über Wochenkennzahlen für Disponenten gehe ich darauf näher ein.

Welche Fragen Sie vor der Auswahl klären sollten

Gehen Sie die Auswahl gemeinsam mit Ihrem Team durch. Lassen sich Bewerber, Vakanzen und Kunden jeweils in einer eigenen Akte führen, einschließlich aller Kontakte? Werden Bewerbungen aus Anzeigen und Formularen automatisch übernommen, zusammen mit der Einwilligung?

Prüfen Sie, ob Ihr Personalsystem angebunden werden kann oder doppelte Datenpflege nötig bleibt. Können aus Lebensläufen Profile entstehen, die ein Mensch vor der Freigabe kontrolliert? Ist sofort erkennbar, wer zuletzt etwas getan hat?

Klären Sie ebenso, wer das System betreut, wenn etwas ausfällt, und wie Sie bei einem Wechsel an Ihre Daten gelangen. Gerade diese letzte Frage wird leicht übergangen. Lassen Sie sich Datenexport und Übergabe schriftlich zusichern.

Wann fertige Software passt und wann ein eigenes System

Am Markt gibt es gute fertige Recruiting-Software. Sie kann passen, wenn Ihre Abläufe dem vorgesehenen Standard entsprechen und Sie bereit sind, Ihre Arbeitsweise daran anzupassen.

Ein eigenes System lohnt sich, wenn Ihre Arbeitsweise einen wesentlichen Vorteil ausmacht und genau so abgebildet werden soll. Dabei steht die Funktionszahl nicht im Vordergrund. Es geht darum, wie Ihre besten Disponenten arbeiten und wie dieses Wissen für das Team zugänglich bleibt.

Im kostenlosen 20-Minuten-Check schaue ich mir mit Ihnen an, wo Ihr Team am meisten Zeit verliert und welcher Weg dazu passt.

Über den Autor: Julien Momm baut und betreibt CRM- und Arbeitssysteme für Recruiting-Firmen, aktuell bei AK Personalmanagement in Bayern. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.