Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

2. EU-Vertreter (Art. 27 DSGVO)

Da unser Unternehmen seinen Sitz außerhalb der Europäischen Union hat, haben wir gemäß Art. 27 DSGVO folgenden Vertreter in der EU benannt:

Dieser Vertreter dient als Anlaufstelle für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen in der EU in allen Fragen der Datenverarbeitung.

3. Übersicht der Verarbeitungen

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Onlineangebotes und der damit verbundenen Webseiten, Funktionen und Inhalte. Unser Unternehmen setzt KI-gestützte Systeme (Voice Agents, WhatsApp Agents, Chat-Assistenten) zur Kundenkommunikation ein. Nachfolgend informieren wir Sie transparent über alle relevanten Verarbeitungsvorgänge.

4. Hosting und Server-Logfiles

Beim Besuch unserer Website werden durch den Webserver automatisch sogenannte Server-Logfiles erfasst. Diese enthalten:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Übertragene Datenmenge
• Meldung über erfolgreichen Abruf
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem des Nutzers
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherstellung eines fehlerfreien Betriebs). Die Logfiles werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

5. Kontaktaufnahme und Formulare

Bei der Kontaktaufnahme über ein Formular auf unserer Website werden die übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Unternehmen, Inhalt der Nachricht) verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung in die telefonische und/oder WhatsApp-Kontaktaufnahme).

Im Rahmen der Formularübermittlung werden Sie um Ihre ausdrückliche Einwilligung gebeten, dass wir Sie telefonisch und/oder per WhatsApp kontaktieren dürfen, auch unter Einsatz von KI-gestützten Kommunikationssystemen (Voice Agents, WhatsApp Agents). Diese Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5a. Facebook Lead Ads

Wir erheben personenbezogene Daten über Facebook Lead Ads Formulare (Anbieter: Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland). Die von Ihnen in das Formular eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) werden automatisch an unser CRM-System übertragen.

Im Facebook-Formular werden Sie um Ihre ausdrückliche Einwilligung gebeten, dass wir Sie per Telefon und/oder WhatsApp kontaktieren dürfen — auch unter Einsatz von KI-gestützten Systemen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung).

6. KI-gestützte Kommunikation (Voice Agents, WhatsApp Agents, Chat-Assistent)

Wir setzen zur Kundenkommunikation KI-gestützte Sprachassistenten (Voice Agents), Chat-Systeme (WhatsApp Agents) und einen KI-Chat-Assistenten ein. Im Folgenden informieren wir Sie über die damit verbundene Datenverarbeitung:

a) KI-Voice-Agent (Telefonanrufe)

Wenn Sie über ein Formular auf unserer Website oder über Facebook Lead Ads Ihr Einverständnis zur telefonischen Kontaktaufnahme gegeben haben, erhalten Sie einen automatisierten Anruf von unserem KI-gestützten Voice Agent (Anbieter: Fonio GmbH, Deutschland).

Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Ihre Telefonnummer
• Datum, Uhrzeit und Dauer des Anrufs
• Gesprächsinhalte (sofern das Gespräch mit Ihrer Zustimmung aufgezeichnet oder transkribiert wird)
• Ihre Antworten und Angaben während des Gesprächs

Der Voice Agent identifiziert sich zu Beginn des Gesprächs als KI-System (gemäß Art. 50 der EU-KI-Verordnung). Sollte das Gespräch aufgezeichnet oder transkribiert werden, werden Sie darüber zu Beginn des Anrufs informiert und um Ihre Zustimmung gebeten. Die Datenverarbeitung erfolgt vollständig in Deutschland.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung, die Sie über das Kontaktformular bzw. Facebook-Formular erteilt haben).

b) WhatsApp Agent

Sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, kontaktieren wir Sie auch über WhatsApp mittels KI-gestützter Nachrichten.

Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Ihre Telefonnummer / WhatsApp-Kennung
• Nachrichteninhalte
• Zeitstempel der Kommunikation
• Zustellstatus (gesendet, zugestellt, gelesen)

Die WhatsApp-Kommunikation erfolgt über die WhatsApp Business API (Anbieter: 360dialog GmbH, Berlin, Deutschland, als technischer Dienstleister; Meta Platforms Ireland Ltd. als Plattformbetreiber). Es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Meta/WhatsApp.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung).

c) KI-Chat-Assistent

Wir setzen einen KI-gestützten Chat-Assistenten ein, der über WhatsApp mit Ihnen kommuniziert. Der Assistent nutzt künstliche Intelligenz zur Beantwortung Ihrer Fragen und zur Vorqualifizierung Ihres Anliegens (Budget, Bedarf, Zeitrahmen). Der Assistent identifiziert sich in der Kommunikation als KI-System gemäß Art. 50 der EU-KI-Verordnung.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenkommunikation).

d) Einwilligungsdokumentation

Wir dokumentieren Ihre Einwilligungen zur Datenverarbeitung und KI-Kommunikation mit einem Zeitstempel in unserem CRM-System. Diese Dokumentation dient dem Nachweis der erteilten Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

e) Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung in die telefonische und/oder WhatsApp-Kontaktaufnahme jederzeit widerrufen:

• Per E-Mail an info@vertriebspilot.ai
• Durch Mitteilung während eines Anrufs (z.B. „Bitte rufen Sie mich nicht mehr an")
• Per WhatsApp-Nachricht mit dem Wort „STOP"

Nach Widerruf werden keine weiteren automatisierten Kontaktaufnahmen vorgenommen. Ihr Widerruf wird mit Zeitstempel in unserem System dokumentiert. Bereits verarbeitete Daten bleiben bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert, sofern Sie nicht ausdrücklich die Löschung verlangen (siehe Abschnitt 15).

7. Terminvereinbarung

Für die Online-Terminvereinbarung nutzen wir Cal.com (Cal.com, Inc.). Bei einer Terminbuchung werden folgende Daten übermittelt:

• Ihr Name
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Telefonnummer
• Der gewünschte Termin

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung). Die Terminbestätigung erfolgt per E-Mail mit Videokonferenz-Link.

8. Leistungen und Vertragserfüllung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Kunden zur Erbringung unserer Dienstleistungen im Bereich der KI-gestützten Vertriebsautomatisierung, insbesondere:

• Durchführung von digitalen Beratungsleistungen
• Leadgenerierung und Kundenkommunikation
• CRM-Integration und Automatisierung
• Optimierung von Vertriebsprozessen

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

9. Einsatz von Drittanbietern und Tools

Wir verwenden folgende Tools und Dienste:

HubSpot (HubSpot, Inc., USA): CRM- und Marketing-Automation zur Leadpflege und Kontaktverwaltung. HubSpot verarbeitet Ihre Kontaktdaten, Kommunikationshistorie und Qualifizierungsinformationen.

Anthropic (Claude API) (Anthropic, Inc., USA): Für die KI-gestützte Kommunikation per Chat und Textverarbeitung. Ihre Nachrichteninhalte werden zur Verarbeitung an Anthropic übermittelt. Anthropic speichert keine personenbezogenen Daten aus API-Anfragen dauerhaft und nutzt diese nicht zum Training von KI-Modellen.

Fonio (Fonio GmbH, Deutschland): Bereitstellung der Voice-Agent-Technologie für die automatisierte telefonische Kontaktaufnahme. Die Datenverarbeitung erfolgt in Deutschland.

360dialog (360dialog GmbH, Berlin, Deutschland): Technischer Dienstleister für die WhatsApp Business API. Die Datenverarbeitung erfolgt in Deutschland.

Cal.com (Cal.com, Inc.): Online-Terminvereinbarung und Kalenderverwaltung.

n8n (n8n GmbH, Berlin, Deutschland): Workflow-Automatisierung zur Orchestrierung der Kommunikationsprozesse. Die Datenverarbeitung erfolgt auf EU-Servern.

Google Analytics / Google Tag Manager (Google Ireland Ltd.): Analyse des Besucherverhaltens. IP-Anonymisierung ist aktiviert.

Stripe (Stripe, Inc., USA) / PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l.): Zahlungsabwicklung bei kostenpflichtigen Dienstleistungen.

Soweit diese Anbieter Daten in den USA verarbeiten, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (EU-U.S. Data Privacy Framework), sofern der jeweilige Anbieter entsprechend zertifiziert ist, oder auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

10. Facebook Conversions API und Werbung

Zur Optimierung unserer Werbekampagnen übermitteln wir pseudonymisierte Conversion-Daten über die Facebook Conversions API (Server-Side) an Meta Platforms Ireland Ltd. Übermittelt werden:

• Gehashte (verschlüsselte) E-Mail-Adresse
• Gehashte (verschlüsselte) Telefonnummer
• Zeitpunkt und Art der Conversion (z.B. Kontaktaufnahme, Terminbuchung)
• Facebook Click-ID (sofern vorhanden)

Meta nutzt diese Daten ausschließlich zur Optimierung der Anzeigenauslieferung und zum Matching mit Facebook-Nutzerprofilen. Die Daten werden vor der Übermittlung gehasht (SHA-256), sodass Meta keinen Zugriff auf Ihre Klartextdaten erhält.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effektiver Werbung). Sie können der Datenverarbeitung zu Werbezwecken jederzeit widersprechen — per E-Mail an info@vertriebspilot.ai oder über die Werbeeinstellungen in Ihrem Facebook-Konto.

11. Automatisierte Vorqualifizierung (Art. 22 DSGVO)

Unser System nutzt KI-Technologie zur Kontaktaufnahme und Lead-Qualifizierung. Dabei findet eine automatisierte Vorqualifizierung Ihrer Angaben statt: Ihr Budget, Bedarf und Zeitrahmen werden bewertet und ein Qualifizierungsscore (0–100) berechnet.

Diese Bewertung dient ausschließlich der Priorisierung für ein persönliches Beratungsgespräch. Eine rein automatisierte Ablehnung findet nicht statt — jeder Interessent hat die Möglichkeit auf persönlichen Kontakt. Sie haben das Recht, eine Überprüfung der automatisierten Bewertung durch einen Menschen zu verlangen.

Die Entscheidung, ob und wann ein automatisierter Anruf oder eine WhatsApp-Nachricht ausgelöst wird, basiert auf Ihrer aktiven Formularübermittlung und Einwilligung.

Sollten im Rahmen der Weiterentwicklung unserer Systeme automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung eingesetzt werden, werden wir Sie gesondert darüber informieren und Ihre ausdrückliche Einwilligung einholen.

12. Cookies

Diese Website verwendet Cookies. Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gesetzt. Analyse- und Marketing-Cookies werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Beim ersten Besuch werden Sie über ein Cookie-Banner um Einwilligung gebeten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

13. Betroffenenrechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO) — siehe auch Abschnitt 15
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Anfragen richten Sie bitte an: info@vertriebspilot.ai oder an unseren EU-Vertreter Prighter Group GmbH (siehe Abschnitt 2).

14. Datenübermittlung in Drittländer

Da unser Unternehmen seinen Sitz in den USA hat, werden Daten grundsätzlich auch in den USA verarbeitet. Folgende Drittanbieter verarbeiten Daten außerhalb der EU:

• HubSpot, Inc. (USA) — CRM-Daten
• Anthropic, Inc. (USA) — KI-Kommunikationsinhalte
• Meta Platforms, Inc. (USA) — Conversion-Daten (gehasht)
• Cal.com, Inc. — Terminbuchungsdaten

Soweit personenbezogene Daten von Personen in der EU verarbeitet werden, stellen wir sicher, dass geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO bestehen (EU-Standardvertragsklauseln) oder ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt (EU-U.S. Data Privacy Framework).

Folgende Anbieter verarbeiten Daten ausschließlich in Deutschland/EU:

• Fonio GmbH (Deutschland) — Voice-Agent
• 360dialog GmbH (Deutschland) — WhatsApp API
• n8n GmbH (Deutschland) — Workflow-Automatisierung

15. Recht auf Löschung und Datenlöschungsprozess

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO). Bei einem Löschungsantrag werden folgende Maßnahmen durchgeführt:

• Anonymisierung Ihrer Kontaktdaten in unserem CRM-System (Name, E-Mail, Telefonnummer)
• Löschung aller Gesprächsverläufe und Notizen
• Dokumentation der Löschung mit Zeitstempel
• Sofortige Einstellung aller automatisierten Kontaktaufnahmen

Richten Sie Ihren Löschungsantrag bitte an info@vertriebspilot.ai unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Telefonnummer/E-Mail-Adresse. Wir bearbeiten Ihren Antrag innerhalb von 30 Tagen.

16. Aufbewahrung und Löschfristen

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist, Sie der Verarbeitung nicht widersprechen oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen:

• Kontaktdaten im CRM: Solange ein berechtigtes Interesse an der Geschäftsanbahnung besteht oder bis Sie der Verarbeitung widersprechen
• Gesprächstranskripte und Chat-Verläufe: Solange ein berechtigtes Interesse besteht oder bis Sie der Verarbeitung widersprechen
• Gesprächsaufzeichnungen (Audio): Maximal 180 Tage, danach automatische Löschung
• Conversion-Daten (Facebook CAPI): 90 Tage (von Meta verwaltet)
• Buchungsdaten (Termine): Solange ein berechtigtes Interesse besteht oder bis Sie der Verarbeitung widersprechen
• Server-Logfiles: 14 Tage
• Vertragsdaten und Rechnungen: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht gemäß §257 HGB, §147 AO)

Bei Widerspruch gegen die Datenverarbeitung werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht bzw. anonymisiert (siehe Abschnitt 15), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Gesprächsaufzeichnungen werden nach Ablauf der 180-Tage-Frist automatisch gelöscht.

17. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am Schloss-Symbol in der Browserzeile und am Protokoll „https://".

18. Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde:

19. Aktualität

Stand: 06.05.2026 (aktualisiert)

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.

20. Brief-Versand-Dienstleister

Wir nutzen für den postalischen Versand personalisierter Akquise-Briefe den Anbieter Pingen AG, Pfingstweidstrasse 60, 8005 Zürich, Schweiz. Übermittelt werden Empfänger-Adressdaten und der Brief-Inhalt zur Druckaufbereitung. Drittlandtransfer Schweiz auf Basis Adequacy-Decision der EU-Kommission (Beschluss 2000/518/EG).

21. Hosting der personalisierten Landing-Pages (b.vertriebspilot.ai)

Hostinger International Ltd, 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern. Server-Standort: Frankfurt am Main, Deutschland. Verarbeitete Daten:

• IP-Adresse (anonymisierte Geo-Lookup über ip-api.com, EU-konformer Anbieter)
• User-Agent
• Aufgerufene URL inkl. personalisiertem 4-stelligem Hash-Code
• Zeitstempel
• Ein technischer Funktions-Cookie („vp_test", 30 Tage), ausschließlich zur Selbst-Filterung des Betreibers in Tracking-Logs. Kein Marketing-Cookie, daher nicht zustimmungspflichtig nach §25 TTDSG.

Speicherdauer: 90 Tage in append-only Logs, anschließend Aggregation. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Effektivitätsmessung der Direktansprache).

22. E-Mail-Benachrichtigungen an den Betreiber

Bei Eintragung in das Live-Test- oder Branchen-Konkurrenzanalyse-Formular erhält der Betreiber eine technische Benachrichtigungs-E-Mail über den SMTP-Dienst Apple iCloud Mail (Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, California 95014, USA). Drittlandtransfer USA auf Basis Standardvertragsklauseln (SCCs).

23. KI-Sprachassistenz „Mia"

Nach Einwilligung in Live-Test-Anfragen wird eine KI-Sprachassistenz namens „Mia" über die WhatsApp Business API (360dialog GmbH, Berlin) zur einmaligen Erstkontakt-Demo aktiviert. Die KI deklariert sich gemäß Art. 50 EU AI Act zu Beginn jeder Interaktion als künstliche Intelligenz. Sprachinhalte werden zur Qualitätssicherung transkribiert.