Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

2. Representante en la UE (Art. 27 RGPD)

Dado que nuestra empresa tiene su sede fuera de la Unión Europea, hemos designado el siguiente representante en la UE conforme al Art. 27 RGPD:

Este representante actúa como punto de contacto para las autoridades de control y los interesados en la UE en todas las cuestiones relativas al tratamiento de datos.

3. Resumen de los tratamientos

Esta Política de Privacidad le informa sobre la naturaleza, el alcance y la finalidad del tratamiento de datos personales en el marco de nuestra oferta en línea y de los sitios web, funciones y contenidos asociados. Nuestra empresa utiliza sistemas asistidos por inteligencia artificial (agentes de voz, agentes de WhatsApp, asistentes de chat) para la comunicación con los clientes. A continuación le informamos de forma transparente sobre todos los procesos de tratamiento relevantes.

4. Alojamiento y archivos de registro del servidor

Al visitar nuestro sitio web, el servidor web registra automáticamente los denominados archivos de registro del servidor. Estos contienen:

• Dirección IP del equipo que realiza la solicitud
• Fecha y hora del acceso
• Nombre y URL del archivo solicitado
• Volumen de datos transmitidos
• Notificación sobre la recuperación correcta
• Tipo y versión del navegador
• Sistema operativo del usuario
• URL de referencia (página visitada anteriormente)

El tratamiento se realiza sobre la base del Art. 6 párr. 1 letra f RGPD (interés legítimo en garantizar un funcionamiento sin errores). Los archivos de registro se eliminan automáticamente a los 14 días.

5. Contacto y formularios

Cuando nos contacta a través de un formulario en nuestro sitio web, se tratan los datos transmitidos (nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono si procede, empresa, contenido del mensaje).

La base jurídica es el Art. 6 párr. 1 letra b RGPD (medidas precontractuales) y el Art. 6 párr. 1 letra a RGPD (consentimiento para el contacto telefónico y/o por WhatsApp).

En el marco del envío del formulario, se le solicitará su consentimiento expreso para que podamos contactarle por teléfono y/o por WhatsApp, incluso mediante el uso de sistemas de comunicación asistidos por IA (agentes de voz, agentes de WhatsApp). Este consentimiento es voluntario y puede revocarse en cualquier momento con efecto futuro.

Los datos se eliminan en cuanto dejan de ser necesarios para el fin para el que fueron recabados y no existan obligaciones legales de conservación.

5a. Facebook Lead Ads

Recabamos datos personales a través de los formularios de Facebook Lead Ads (proveedor: Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublín 2, Irlanda). Los datos que usted introduce en el formulario (nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono) se transfieren automáticamente a nuestro sistema CRM.

En el formulario de Facebook se le solicita su consentimiento expreso para que podamos contactarle por teléfono y/o por WhatsApp, incluso mediante el uso de sistemas asistidos por IA. Base jurídica: Art. 6 párr. 1 letra a RGPD (su consentimiento).

6. Comunicación asistida por IA (agentes de voz, agentes de WhatsApp, asistente de chat)

Utilizamos asistentes de voz asistidos por IA (agentes de voz), sistemas de chat (agentes de WhatsApp) y un asistente de chat de IA para la comunicación con los clientes. A continuación le informamos sobre el tratamiento de datos asociado:

a) Agente de voz con IA (llamadas telefónicas)

Si ha dado su consentimiento a la comunicación telefónica a través de un formulario en nuestro sitio web o a través de Facebook Lead Ads, recibirá una llamada automatizada de nuestro agente de voz asistido por IA (proveedor: Fonio GmbH, Alemania).

Se tratan los siguientes datos:

• Su número de teléfono
• Fecha, hora y duración de la llamada
• Contenido de la conversación (si la llamada se graba o transcribe con su consentimiento)
• Sus respuestas e información facilitada durante la conversación

El agente de voz se identifica al comienzo de la conversación como sistema de IA (conforme al Art. 50 del Reglamento de IA de la UE). Si la conversación va a ser grabada o transcrita, se le informará al inicio de la llamada y se solicitará su consentimiento. El tratamiento de datos se realiza íntegramente en Alemania.

Base jurídica: Art. 6 párr. 1 letra a RGPD (su consentimiento, otorgado a través del formulario de contacto o del formulario de Facebook).

b) Agente de WhatsApp

Si ha otorgado su consentimiento, también nos pondremos en contacto con usted a través de WhatsApp mediante mensajes asistidos por IA.

Se tratan los siguientes datos:

• Su número de teléfono / identificador de WhatsApp
• Contenido de los mensajes
• Marcas de tiempo de la comunicación
• Estado de entrega (enviado, entregado, leído)

La comunicación por WhatsApp se realiza a través de la API de WhatsApp Business (proveedor: 360dialog GmbH, Berlín, Alemania, como proveedor de servicios técnicos; Meta Platforms Ireland Ltd. como operador de la plataforma). Se aplican adicionalmente las disposiciones de privacidad de Meta/WhatsApp.

Base jurídica: Art. 6 párr. 1 letra a RGPD (su consentimiento).

c) Asistente de chat con IA

Utilizamos un asistente de chat asistido por IA que se comunica con usted a través de WhatsApp. El asistente utiliza inteligencia artificial para responder a sus preguntas y precalificar su solicitud (presupuesto, necesidad, plazo). El asistente se identifica en la comunicación como sistema de IA conforme al Art. 50 del Reglamento de IA de la UE.

El tratamiento se realiza sobre la base del Art. 6 párr. 1 letra b RGPD (inicio de relación contractual) y el Art. 6 párr. 1 letra f RGPD (interés legítimo en una comunicación eficiente con los clientes).

d) Documentación del consentimiento

Documentamos sus consentimientos para el tratamiento de datos y la comunicación con IA con una marca de tiempo en nuestro sistema CRM. Esta documentación sirve como prueba del consentimiento otorgado conforme al Art. 7 párr. 1 RGPD.

e) Revocación de su consentimiento

Puede revocar su consentimiento al contacto telefónico y/o por WhatsApp en cualquier momento:

• Por correo electrónico a info@vertriebspilot.ai
• Mediante comunicación durante una llamada (p. ej., «Por favor, no me llamen más»)
• Por mensaje de WhatsApp con la palabra «STOP»

Tras la revocación, no se realizará ningún otro contacto automatizado. La revocación se documentará con una marca de tiempo en nuestro sistema. Los datos ya tratados permanecerán almacenados hasta el vencimiento de los plazos legales de conservación, salvo que solicite expresamente su supresión (véase el apartado 15).

7. Concertación de citas

Para la concertación de citas en línea utilizamos Cal.com (Cal.com, Inc.). Al reservar una cita se transmiten los siguientes datos:

• Su nombre
• Su dirección de correo electrónico
• Su número de teléfono
• La cita deseada

El tratamiento se realiza sobre la base del Art. 6 párr. 1 letra b RGPD (inicio de relación contractual). La confirmación de la cita se realiza por correo electrónico con enlace a la videoconferencia.

8. Prestación de servicios y cumplimiento del contrato

Tratamos datos personales de nuestros clientes para prestar nuestros servicios en el ámbito de la automatización de ventas asistida por IA, en particular:

• Prestación de servicios de consultoría digital
• Generación de leads y comunicación con clientes
• Integración de CRM y automatización
• Optimización de procesos de ventas

La base jurídica es el Art. 6 párr. 1 letra b RGPD (cumplimiento del contrato).

9. Uso de proveedores externos y herramientas

Utilizamos las siguientes herramientas y servicios:

HubSpot (HubSpot, Inc., EE. UU.): CRM y automatización de marketing para la gestión y el seguimiento de leads. HubSpot trata sus datos de contacto, historial de comunicaciones e información de calificación.

Anthropic (Claude API) (Anthropic, Inc., EE. UU.): Para la comunicación asistida por IA mediante chat y procesamiento de texto. El contenido de sus mensajes se transmite a Anthropic para su procesamiento. Anthropic no almacena de forma permanente los datos personales procedentes de solicitudes a la API ni los utiliza para el entrenamiento de modelos de IA.

Fonio (Fonio GmbH, Alemania): Provisión de la tecnología de agente de voz para el contacto telefónico automatizado. El tratamiento de datos se realiza en Alemania.

360dialog (360dialog GmbH, Berlín, Alemania): Proveedor de servicios técnicos para la API de WhatsApp Business. El tratamiento de datos se realiza en Alemania.

Cal.com (Cal.com, Inc.): Concertación de citas en línea y gestión del calendario.

n8n (n8n GmbH, Berlín, Alemania): Automatización de flujos de trabajo para la orquestación de los procesos de comunicación. El tratamiento de datos se realiza en servidores de la UE.

Google Analytics / Google Tag Manager (Google Ireland Ltd.): Análisis del comportamiento de los visitantes. La anonimización de IP está activada.

Google Ads (seguimiento de conversiones y remarketing) (Google Ireland Ltd., Irlanda): Para medir el éxito de nuestros anuncios y, en su caso, para remarketing. Tras hacer clic en un anuncio puede instalarse una cookie. El tratamiento se realiza exclusivamente sobre la base de su consentimiento (art. 6.1.a RGPD), que usted otorga a través de nuestro banner de consentimiento; sin consentimiento no se instalan dichas cookies ni se transmiten datos. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento con efecto para el futuro.

Stripe (Stripe, Inc., EE. UU.) / PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l.): Procesamiento de pagos para servicios de pago.

En la medida en que estos proveedores traten datos en los EE. UU., la transferencia se realiza sobre la base de una decisión de adecuación de la Comisión Europea (Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.), si el proveedor está debidamente certificado, o sobre la base de cláusulas contractuales tipo de la UE (Art. 46 párr. 2 letra c RGPD).

10. Facebook Conversions API y publicidad

Para optimizar nuestras campañas publicitarias, transmitimos datos de conversión seudonimizados a Meta Platforms Ireland Ltd. a través de la Facebook Conversions API (del lado del servidor). Se transmiten:

• Dirección de correo electrónico en formato hash (cifrada)
• Número de teléfono en formato hash (cifrado)
• Momento y tipo de conversión (p. ej., contacto, reserva de cita)
• Facebook Click-ID (si está disponible)

Meta utiliza estos datos exclusivamente para optimizar la entrega de anuncios y para la correspondencia con perfiles de usuarios de Facebook. Los datos se convierten en hash (SHA-256) antes de la transmisión, por lo que Meta no tiene acceso a sus datos en texto claro.

Base jurídica: Art. 6 párr. 1 letra f RGPD (interés legítimo en publicidad eficaz). Puede oponerse al tratamiento de datos con fines publicitarios en cualquier momento, por correo electrónico a info@vertriebspilot.ai o a través de la configuración de anuncios en su cuenta de Facebook.

Meta Pixel (píxel de Facebook): Además de la API de conversiones del lado del servidor, utilizamos el píxel de Meta del lado del navegador de Meta Platforms Ireland Ltd., que registra sus interacciones en nuestro sitio web para medir y optimizar nuestra publicidad. El píxel se carga exclusivamente tras su consentimiento a través de nuestro banner de consentimiento (art. 6.1.a RGPD); sin consentimiento no se transmiten datos a Meta. Puede retirarlo en cualquier momento con efecto para el futuro.

11. Precalificación automatizada (Art. 22 RGPD)

Nuestro sistema utiliza tecnología de IA para el contacto y la calificación de leads. En este proceso se lleva a cabo una precalificación automatizada de sus datos: su presupuesto, necesidad y plazo son evaluados y se calcula una puntuación de calificación (0–100).

Esta evaluación sirve exclusivamente para priorizar una consulta personal. No existe ningún rechazo puramente automatizado: todo interesado tiene la posibilidad de un contacto personal. Tiene derecho a solicitar la revisión de la evaluación automatizada por una persona.

La decisión de si y cuándo se activa una llamada automatizada o un mensaje de WhatsApp se basa en el envío activo del formulario y en su consentimiento.

Si en el futuro desarrollo de nuestros sistemas se utilizaran decisiones automatizadas con efectos jurídicos, le informaremos de ello por separado y obtendremos su consentimiento expreso.

12. Cookies

Este sitio web utiliza cookies. Las cookies técnicamente necesarias se establecen sobre la base del Art. 6 párr. 1 letra f RGPD. Las cookies de análisis y marketing solo se establecen con su consentimiento expreso (Art. 6 párr. 1 letra a RGPD). En su primera visita se le solicitará el consentimiento a través de un banner de cookies. Puede revocar su consentimiento en cualquier momento con efecto futuro.

13. Derechos de los interesados

Usted tiene en todo momento derecho a:

• Acceso a sus datos almacenados (Art. 15 RGPD)
• Rectificación de datos inexactos (Art. 16 RGPD)
• Supresión de sus datos (Art. 17 RGPD) — véase también el apartado 15
• Limitación del tratamiento (Art. 18 RGPD)
• Portabilidad de los datos (Art. 20 RGPD)
• Oposición al tratamiento (Art. 21 RGPD)
• Revocación de los consentimientos otorgados (Art. 7 párr. 3 RGPD)

Dirija sus solicitudes a: info@vertriebspilot.ai o a nuestro representante en la UE Prighter Group GmbH (véase el apartado 2).

14. Transferencia de datos a terceros países

Dado que nuestra empresa tiene su sede en los EE. UU., los datos se tratan en principio también en los EE. UU. Los siguientes proveedores externos tratan datos fuera de la UE:

• HubSpot, Inc. (EE. UU.) — datos de CRM
• Anthropic, Inc. (EE. UU.) — contenidos de comunicación de IA
• Meta Platforms, Inc. (EE. UU.) — datos de conversión (en formato hash)
• Cal.com, Inc. — datos de reserva de citas

En la medida en que se traten datos personales de personas en la UE, nos aseguramos de que existan garantías adecuadas conforme al Art. 46 RGPD (cláusulas contractuales tipo de la UE) o de que exista una decisión de adecuación de la Comisión Europea (Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.).

Los siguientes proveedores tratan los datos exclusivamente en Alemania/UE:

• Fonio GmbH (Alemania) — agente de voz
• 360dialog GmbH (Alemania) — API de WhatsApp
• n8n GmbH (Alemania) — automatización de flujos de trabajo

15. Derecho de supresión y proceso de eliminación de datos

Tiene derecho a solicitar la supresión de sus datos personales (Art. 17 RGPD). Ante una solicitud de supresión se llevarán a cabo las siguientes medidas:

• Anonimización de sus datos de contacto en nuestro sistema CRM (nombre, correo electrónico, número de teléfono)
• Eliminación de todos los historiales de conversaciones y notas
• Documentación de la supresión con marca de tiempo
• Cese inmediato de todos los contactos automatizados

Dirija su solicitud de supresión a info@vertriebspilot.ai, indicando su nombre y número de teléfono/dirección de correo electrónico. Tramitaremos su solicitud en un plazo de 30 días.

16. Conservación y plazos de supresión

Los datos personales se almacenan únicamente durante el tiempo necesario para el fin del tratamiento correspondiente, salvo que usted se oponga al tratamiento o existan obligaciones legales de conservación. En particular:

• Datos de contacto en el CRM: mientras exista un interés legítimo en el establecimiento de relaciones comerciales o hasta que se oponga al tratamiento
• Transcripciones de conversaciones e historiales de chat: mientras exista un interés legítimo o hasta que se oponga al tratamiento
• Grabaciones de conversaciones (audio): máximo 180 días, con eliminación automática posterior
• Datos de conversión (Facebook CAPI): 90 días (gestionados por Meta)
• Datos de reservas (citas): mientras exista un interés legítimo o hasta que se oponga al tratamiento
• Archivos de registro del servidor: 14 días
• Datos de contratos y facturas: 10 años (obligación legal de conservación conforme al §257 HGB alemán y §147 AO alemán)

En caso de oposición al tratamiento de datos, sus datos serán eliminados o anonimizados de inmediato (véase el apartado 15), siempre que no existan obligaciones legales de conservación que lo impidan. Las grabaciones de conversaciones se eliminan automáticamente tras el vencimiento del plazo de 180 días.

17. Cifrado SSL/TLS

Este sitio web utiliza cifrado SSL/TLS por razones de seguridad. Puede reconocer una conexión cifrada por el símbolo del candado en la barra del navegador y por el protocolo «https://».

18. Autoridad de control

Tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control de protección de datos. La autoridad competente es:

19. Actualización

Fecha: 06.05.2026 (actualizado)

Nos reservamos el derecho de adaptar esta Política de Privacidad para que cumpla en todo momento con los requisitos legales vigentes.

20. Proveedor de envío postal

Para el envío postal de cartas de captación personalizadas utilizamos el proveedor Pingen AG, Pfingstweidstrasse 60, 8005 Zúrich, Suiza. Se transmiten los datos de dirección del destinatario y el contenido de la carta para su preparación de impresión. Transferencia a Suiza (tercer país) sobre la base de la decisión de adecuación de la Comisión Europea (Decisión 2000/518/CE).

21. Alojamiento de las landing pages personalizadas (b.vertriebspilot.ai)

Hostinger International Ltd, 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Chipre. Ubicación del servidor: Fráncfort del Meno, Alemania. Datos tratados:

• Dirección IP (geolocalización anonimizada a través de ip-api.com, proveedor conforme con la UE)
• User-Agent
• URL consultada, incluido el código hash personalizado de 4 caracteres
• Marca de tiempo
• Una cookie técnica de funcionamiento («vp_test», 30 días), utilizada exclusivamente para el filtrado propio del operador en los registros de seguimiento. No es una cookie de marketing y, por tanto, no requiere consentimiento conforme al §25 TTDSG alemán.

Período de conservación: 90 días en registros de solo adición, con agregación posterior. Base jurídica: Art. 6 párr. 1 letra f RGPD (interés legítimo en la medición de la eficacia de la captación directa).

22. Notificaciones por correo electrónico al operador

Al registrarse en el formulario de prueba en directo o de análisis de competencia sectorial, el operador recibe un correo electrónico de notificación técnica a través del servicio SMTP Apple iCloud Mail (Apple Inc., One Apple Park Way, Cupertino, California 95014, EE. UU.). Transferencia a EE. UU. (tercer país) sobre la base de cláusulas contractuales tipo (SCCs).

23. Asistente de IA de voz «Mia»

Tras el consentimiento en las solicitudes de prueba en directo, se activa una asistente de IA de voz llamada «Mia» a través de la API de WhatsApp Business (360dialog GmbH, Berlín) para una demostración de primer contacto único. La IA se declara conforme al Art. 50 del Reglamento de IA de la UE como inteligencia artificial al inicio de cada interacción. Los contenidos de voz se transcriben para garantizar la calidad.